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Die aktuelle Pandemie hat Videokonferenzen zu einem wichtigen Instrument für die Arbeit und persönliche Kommunikation gemacht. Wir erklären Ihnen, wie man es nicht vor dem Chef oder, schlimmer noch, vor der Schwiegermutter vergeigt.
Kurioserweise ist die Wahl des eigentlichen Programms gar nicht mal so wichtig, da die meisten Dienste ähnliche Funktionen bieten. Wenn Sie also keine spezifischen Anforderungen haben, können Sie die Anwendung verwenden, die sich bereits auf Ihrem Computer installiert ist oder den Dienst nutzen, den die Mehrheit der Konferenzteilnehmer nutzt.
Die meisten Unternehmen haben ihre eigenen Telefonkonferenzstandards und verwenden in der Regel eine bestimmte Plattform, sei es Skype, Google Hangouts, Zoom oder Microsoft Teams. Bei der Schwiegermutter dürfte die Wahl noch einfacher sein. Nachdem dies gesagt ist, kommen wir zum Punkt: Was Sie beachten sollten, um Ihren Videoanruf so reibungslos wie möglich zu gestalten.
1. Bereiten Sie sich im Voraus auf die Videokonferenz vor
Verbinden Sie sich nicht in letzter Sekunde, um danach festzustellen, dass Ihre Katze das Headset-Kabel durchgebissen hat und die Kamera ein Treiber-Update benötigt. Melden Sie sich vorher an und überprüfen Sie, ob alles funktioniert. Falls Sie auf Probleme stoßen sollten, können Sie diese relativ stressfrei lösen. Wenn Sie einen Laptop oder ein Smartphone verwenden, kann es nicht schaden, sicherzustellen, dass der Akku vor Beginn des Anrufs geladen ist.
2. Schalten Sie als erstes das Mikrofon stumm
Denken Sie daran, das Mikrofon stummzuschalten, wenn Sie nicht sprechen. Das Rauschen im Hintergrund stört und Ihre Kollegen müssen nicht mitzuhören, wenn Ihre technisch versierte Katze das Headset-Kabel wieder zum Vorschein bringt.
3. Versichern Sie sich, dass Sie über eine angemessene Verbindungsgeschwindigkeit verfügen
Wir vergessen manchmal, wie viele verschiedene Heimgeräte mit dem Internet verbunden sind, und reagieren dann völlig überrascht, wenn der Ton abbricht und das Bild im entscheidenden Moment verpixelt.
Stellen Sie vor einer wichtigen Videokonferenz sicher, dass Sie Ihre „Bandbreitenkonkurrenten“ aus dem Netzwerk werfen. Das Tablet Ihres Kindes, das einen Zeichentrickfilm in 4K, Windows-Updates und Spieledownloads streamt, kann warten, bis der Anruf endet.
Eine LAN-Verbindung schlägt WLAN meist um Längen, insbesondere dann, wenn Sie ein paar Betonwände von Ihrem Router trennen und die WLAN Kanäle dank Ihrer Nachbarn verstopft sind (durch plötzliche und genauso wichtige Videoanrufe, Online-Spiele, täglichem 4K-Streaming).
4. Informieren Sie sich über die Einstellungen und Funktionen
Wenn Sie mit der Anwendung, die Sie für den Anruf verwenden möchten, nicht vertraut sind und die Konferenz organisieren müssen, nehmen Sie sich etwas Zeit, um die Einstellungen des Dienstes kennenzulernen. In Zoom ermöglichen die Standardeinstellungen beispielsweise die Bildschirmfreigabe seitens der Anrufteilnehmer ohne vorherige Genehmigung des Anrufsleiters. In offenen Webinaren kann dies manchmal zu Unfällen (oder Streiche) wie kollektiven Pornografiekonsum führen.
Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Telefonkonferenz auf diese Weise unterbrochen wird und sich errötet entschuldigen müssen, deaktivieren Sie diesen Kanal des kreativen Ausdrucks im Voraus.
5. Ziehen Sie sich angemessen an
Eine entspannte häusliche Umgebung mag eine angenehme Abwechslung sein, aber lassen Sie sich nicht zu sehr verwöhnen. Stellen Sie bei Videokonferenzen sicher, dass Sie anständige Kleidung tragen (damit meinen wir auch alles unter der Gürtellinie). Legen Sie sich während eines ernsthaften Meetings nicht auf die Couch und spielen Sie keine Spiele im Hintergrund, während Kollegen sprechen. Um auf Nummer sicher zu gehen, verhalten Sie sich einfach so und ziehen Sie sich so an, wie Sie es bei einem persönlichen Treffen tun würden.
Moderne Technologie kann übrigens helfen: Bei einigen Videokonferenzdiensten können Sie einen ungünstigen Hintergrund verbergen. Zum Beispiel können Skype und Teams den Hintergrund verpixeln und Zoom geht noch weiter und kann Sie vor eine herrliche Kulisse aus Wasserfällen, Gletschern oder sogar der Aurora Borealis zaubern.
Zwei Dinge, die zu beachten sind: (a) Dies kann sich auf die Geschwindigkeit auswirken, insbesondere wenn Ihr Computer nicht sehr leistungsfähig ist, und (b) die Technologie hat ihre Grenzen. Denn die Anwendungen könnten natürlich versuchen, Ihre kabelfressende Katze zu verstecken, aber das Ergebnis könnte etwas seltsam aussehen. Wir empfehlen daher, nicht zwei Minuten vor Beginn des Anrufs, sondern eine Stunde oder sogar einen Tag im Voraus mit den verschiedenen Einstellungen und Optionen zu experimentieren. Dann wissen Sie genau, wie alles funktioniert, und vermeiden haarsträubende Momente.
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