So wird eine unausgeglichene Work-Life-Balance zum Sicherheitsproblem

Die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben verschwimmen in der heutigen Gesellschaft zunehmend. So verbringen viele Leute oftmals mehr Stunden im Büro als zu Hause; dennoch werden rund ein Viertel aller Unternehmensaufgaben außerhalb des Büros erledigt. Verstärkende Hinweise deuten darauf hin, dass eine gesunde Work-Life-Balance in unserer modernen Gesellschaft schlichtweg unmöglich ist.

Die mangelnde Trennung zwischen Aufgaben, die bei der Arbeit oder zu Hause ausgeführt werden können/müssen, könnte einem raschen Anstieg der digitalen Informationsmenge zugrunde liegen, mit der wir alle tagtäglich zu kämpfen haben. Unser Privat- und Berufsleben hängt heute größtenteils von Daten ab, die in Social-Media- und E-Mail-Konten, digitalen Dokumenten und geteilten Ordnern gespeichert werden. Unsere kürzlich durchgeführte Studie zeigt, dass die Verwaltung von Geschäftsdateien und Anmeldeinformationen in hohem Maße unorganisiert ist.

Das Aus der Work-Life-Balance

Eine normale 40-Stunden-Woche im Büro hat klare Vorteile: man hat eine Festanstellung, ein festes Einkommen und geregelte Arbeitszeiten. Doch auch hier gibt es ein „aber“, denn die Ära der „Nine to Five“ Regelzeit ist heutzutage so gut wie ausgestorben. Mittlerweile wird von uns allen erwartet, dass wir nach Feierabend noch ein bisschen länger im Büro bleiben; sei es für ein einmaliges Meeting, einen wirklich unglaublich dringenden Termin oder sogar für die Weihnachtsfeier. Für Millionen von Arbeitnehmern ist es sogar notwendig, Überstunden zu machen, um ihre Arbeit effektiv erledigen zu können. Tatsächlich wird geschätzt, dass Arbeitnehmer in Mexiko durchschnittlich 43 Stunden pro Woche arbeiten, ebenso wie Angestellte in Costa Rica, Griechenland und Südkorea.

Da sie größtenteils kommentarlos hingenommen werden, haben derartige Umstände dazu geführt, dass Arbeitnehmer weltweit zwischen Privat- und Berufsleben jonglieren müssen. Persönliche Gegenstände im Büro zu hinterlegen oder private Aufgaben am Schreibtisch zu erledigen, ist ein weit verbreitetes Ereignis. Und auch die Tatsache, dass Arbeitnehmer ihre Kleidung im Büro wechseln, ist alles andere als ungewöhnlich. Also warum sollten wir dasselbe nicht auch mit digitalen Informationen tun? Schließlich macht der Zugriff auf Daten, die wir – unabhängig von ihrer Verwendung – Zuhause und/oder im Büro benötigen, das Leben deutlich einfacher.

Das große Problem bei diesem Verhalten für Unternehmen besteht darin, dass Mitarbeiter Unternehmensinformationen unbedacht an willkürlichen Orten speichern. Angestellte, die diese bequem auf ihren persönlichen Geräten aufbewahren, sind nicht immer vorsichtig genug, um Informationen dieser Art auch sicher aufzubewahren. Informationen können kompromittiert und dem Risiko von Cyberdiebstahl ausgesetzt werden, wenn sie zu leicht zugänglich sind. Wir müssen nicht erwähnen, dass dies folgenschwere Konsequenzen für das betroffene Unternehmen haben kann.

Unternehmen müssen ihre Daten & Arbeitskräfte verwalten

Während Angestellte Schwierigkeiten haben, ihre privaten und geschäftlichen Informationen zu verwalten, stehen Unternehmen vor der äußerst schwierigen Aufgabe, eine ständig wachsende Anzahl von Dateien und Daten zu überwachen und zu sichern. Unsere Studie ergab, dass 80 % der Arbeitnehmer der Meinung sind, nicht dafür verantwortlich zu sein, dass E-Mails, Dateien und Dokumente über die entsprechenden Zugriffsberechtigungen verfügen, unabhängig davon, ob sie diese erstellt haben oder nicht.

Sensible personenbezogene Daten, Zahlungsdetails und Autorisierungscodes sind nur einige Beispiele für die Daten, auf die sich Unternehmen täglich verlassen, um ihre Arbeit effizient auszuführen. Doch ein Großteil der Mitarbeiter speichert diese Daten weder sicher noch ordnungsgemäß. Nur 56 % der Angestellten löscht regelmäßig veraltete Elemente aus dem E-Mail-Postfach, und nur ein Drittel 34 % entfernt veraltete Dateien von der Festplatte.

Dieses digitale Chaos wird zu einem noch größeren Problem, wenn Informationen an Orten gespeichert werden, die nur schwer zu kontrollieren sind, z. B. in der Cloud oder in geteilten Ordnern. Hinzu kommt, dass die Anzahl der generierten Dateien rapide zunimmt und es dadurch für Unternehmen immer schwieriger wird, die entsprechenden Unternehmensinformationen zu verwalten. Trotzdem sind sie weiterhin dafür verantwortlich, dass sensible oder vertrauliche Daten für Außenstehende nicht zugänglich sind bzw. werden. Wenn der eigene Angestellte beispielsweise über die Gehaltsabrechnung seiner Kollegen stolpern kann, warum dann nicht auch ein Hacker?

Unternehmen verlassen sich darauf, dass sie von ihren Angestellten bei der sicheren Datenverwaltung unterstützt werden. Wenn Mitarbeiter und Unternehmen die Herausforderung der Informationssicherheit gemeinsam in Angriff nehmen können, fördern sie mit größerer Wahrscheinlichkeit ein Unternehmensethos und eine Unternehmenskultur, bei der alle am Schutz des Unternehmens beteiligt sind. Deshalb ist die kontinuierliche Schulung der Mitarbeiter so wichtig: sie müssen die Bedeutung und ihre Rolle rund um das Thema Datensicherheit sowie die einzelnen Schritte verstehen, die sie befolgen müssen, um die Datensicherheit des Unternehmens zu gewährleisten. Nur so können Beschäftigte ihre beruflichen und persönlichen Daten besser und vor allem sicher verwalten.

Weniger Druck

Unserer Erfahrung nach zu urteilen, ist digitales Chaos an sich nicht das Problem, egal ob privat oder beruflich. Das tatsächliche Problem ist die unzureichende Eigenverantwortung und die mangelende Fähigkeit der Nutzer, unterschiedliche Umgebungen für verschiedene Zwecke auszuwählen und zu nutzen.

Dabei hat jeder eine ganz persönliche Erfahrung. Ältere Menschen, die mit neuen Technologien weniger vertraut sind, teilen ihre Passwörter möglicherweise nicht so häufig wie junge Menschen – auch wenn diese meist zu jung sind, um die volle Verantwortung für ihre persönlichen Handlungen zu übernehmen. Darüber hinaus kennen wir alle Menschen, die sich in einem organisierten Raum wohler fühlen, und andere, die deutlich produktiver zwischen mehreren Papierstapeln arbeiten können (kein Chaos – lediglich eine andere Art der Umgebung!).

Anstatt sich auf die Installation von Unternehmenslösungen auf Privatgeräten (dies ist nicht nur schwierig, sondern in einigen Ländern sogar unmöglich) zu konzentrieren, müssen wir Umgebungen schaffen, in denen die Sicherheit und der Komfort für verschiedene Arten von Informationen und Geschäftsprozessen in Einklang gebracht werden. Wir müssen den Unterschied zwischen vollständig unternehmensinterner Arbeit im Büro und Bereichen, in denen die Mitarbeiter mit Menschen außerhalb des Unternehmens kommunizieren und zusammenarbeiten, erklären und klar definieren.

Berufliche Geräte oder Cloud-Lösungen müssen für jeden komfortabel und ausreichend gesichert sein. Um dies zu erreichen, sind die Annahme gemeinsamer Regeln und ein allgemeines Verständnis unbedingt notwendig. Und selbstverständlich muss es jemanden geben, der die Regeln durchsetzt, damit Angewohnheiten von Mitarbeitern den Geschäftsbetrieb oder den Komfort anderer Kollegen nicht beeinträchtigen können.