Hybriden Arbeitsplatz im Büro und im Homeoffice sicher gestalten

Nach über einem Jahr Remote Work, stellten einige Organisationen endlich fest, dass sich nicht alle Mitarbeiter zwingend während ihrer Arbeitszeit im Büro befinden müssen und es entstand der sogenannte hybride Arbeitsplatz, bzw. die flexible Kombination von Büro und Homeoffice.

Das Hybridmodell hat natürlich Vor- und Nachteile: Vielen Mitarbeitern fällt der ständige Wechsel zwischen Büro und Homeoffice schwer, andere haben technische Probleme … mal ganz abgesehen von den Herausforderungen bezüglich der Sicherheit von personenbezogenen Daten und Unternehmensinformationen. Heute befassen wir uns damit, wie die Arbeit im Büro mit der Arbeit im Homeoffice kombiniert werden kann, ohne an Produktivität oder Sicherheit von vertraulichen Daten einzubüßen.

Arbeitsbedingungen sind wichtig

Manche arbeiten lieber auf dem Sofa und andere fühlen sich im Büro leistungsfähiger. Welche Arbeitsweisen bevorzugen Sie? Denken Sie darüber nach, welche Aufgaben Sie besser in den jeweiligen Umgebungen erledigen. Beispielsweise sind Gespräche unter vier Augen und Präsenzmeetings nur im Büro möglich. Das Homeoffice hingegen kann die bessere Wahl bei Aufgaben sein, die hohe Konzentration erfordern (obwohl natürlich auch genau das Gegenteil der Fall sein kann). Indem Sie gut überlegen, welche Aufgaben sich besser im Büro und welche sich besser zu Hause erledigen lassen, können Sie Ihre Arbeitswoche erfolgreich planen.

Ziehen Sie auch die Möglichkeit in Betracht, den Arbeitstag zu Hause zu beginnen und erst später ins Büro zu gehen. Vorteil: Damit können Sie die morgendlichen Stoßzeiten vermeiden. Sie sind ein Nachtmensch? Wenn ja, dann fragen Sie nach, ob es möglich wäre zu späteren Stunden ins Büro zu kommen und abends länger zu bleiben.

Überall Ablenkungen. Im Büro haben Sie möglicherweise Quasselstrippen und die Büroarbeit zu Hause könnte vom Ehepartner oder von Kindern sowie Haustieren unterbrochen werden. Jedes Büro ist anders, aber alle sollten einen Art Zufluchtsort bieten und für all diejenigen, die im Homeoffice arbeiten, haben wir einige Tipps – Homeoffice-Einsteigern empfehlen wir ein Arbeitszimmer oder zumindest eine Arbeitsecke einzurichten.

Ablenkungen sind leider nicht immer zu vermeiden, aber die Belästigung kann minimiert werden, beispielsweise mit einer Noise-Cancelling-App, einem Kopfhörer mit Störgeräuschunterdrückung oder einem Generator für weißes Rauschen.

Denken Sie an Ihre Gesundheit

Vielen Menschen fällt es schwer zu Hause die Grenze zwischen Arbeit und Freizeit zu ziehen und nach Feierabend auch wirklich aufzuhören zu arbeiten. Ständige Überstunden können aber Schlaflosigkeit, Kopfschmerzen und andere unerwünschte Konsequenzen zur Folge haben. Burn-out, bzw. emotionale Erschöpfung – eine weitere Konsequenz von Überlastung am Arbeitsplatz – kann die Arbeitsleistung, von den Menschen die daran leiden, stark reduzieren. Egal, ob Sie im Büro oder zu Hause arbeiten, versuchen Sie die festgelegten Arbeitszeiten einzuhalten, um u. A. Burnout-Syndrome vorzubeugen.

Widerstehen Sie aber auch der Verlockung im Schlafanzug zu arbeiten, wenn Sie im Homeoffice bleiben. Selbst wenn es sich erstmals seltsam anhört, kann Kleidung unsere Leistung beeinflussen und der richtige Dresscode fürs Homeoffice uns dabei helfen, konzentrierter zu arbeiten. Allgemein kann man sagen, dass je klarer die Linie ist, die zwischen beruflichen und privaten Aktivitäten gezogen wird, umso einfacher ist es sich in die jeweiligen Aktivitäten zu vertiefen.

Physikalischer Datenschutz

Bei der Arbeit im Büro im Netzwerk des Arbeitgebers ist überwiegend die IT-Abteilung für die Datensicherheit zuständig. Wenn Sie aber Ihre Arbeit vom Büro zum Homeoffice und zurück transportieren – Laptops, Dateien, Flashspeicher usw. – könnten die Daten in Gefahr geraten entweder aufgrund von Unvorsichtigkeit oder sogar wegen Diebstahl.

Falls möglich, ist es empfehlenswert separate Geräte für die Arbeit im Büro und für zu Hause zu verwenden. Abgesehen davon, dass es bequemer ist Ihre Arbeit nicht durch die Gegend zu schleppen, ist diese Option auch sicherer. Wenn Sie Ihren Laptop im öffentlichen Nahverkehr mitnehmen müssen, ist es empfehlenswert eine diebstahlsichere Laptoptasche mit Schloss und verdecktem Reißverschluss zu kaufen.

Es versteht sich von selbst, dass die Laptoptasche keinen Notizblock mit den Kennwörtern enthalten sollte – dieser Notizblock sollte gar nicht erst existieren. Verwenden Sie stattdessen einen Password Manager, der Ihnen hilft starke Kennwörter zu erstellen und sie zu verwalten. (Natürlich ist es auch durchaus sicher einige Kennwörter im Kopf zu behalten und es gibt spezielle Erinnerungstechniken, die Ihnen dabei helfen können.)

Achten Sie auf digitale Datensicherheit

Wenn Sie Ihre Geräte mitnehmen müssen, ziehen Sie das Risiko in Betracht diese zu verlieren und bereiten Sie sich darauf vor. Verschlüsseln Sie alle vertraulichen Daten, um wichtige Informationen zu schützen. Dafür können Sie entweder die Standard-Tools Ihrer Geräte verwenden wie BitLocker in Windows und FileVault in macOS oder sich für Tools von Drittanbietern entscheiden, wenn das in Ihrem Unternehmen erlaubt ist. Durch die Verschlüsselung die Daten auf Ihrem Laptop verhindern Sie, dass im Fall eines Diebstahls Unbefugte auf die Dateien zugreifen können.

Als Alternative zur lokalen Datenspeicherung mit Festplattenverschlüsselung (Full Disk Encryption – FDE) können Sie auch Cloud-Dienste in Anspruch nehmen. Google Docs ist beispielsweise zu einem großen Konkurrenten von Offline-Produktivitätstools geworden. Egal, welche Art von Dokumenten oder Programmen für Tabellenkalkulation Sie verwenden, richten Sie grundsätzlich sicheren Dateizugriff ein.

Hierfür sollten Sie besonders die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) in Betracht ziehen. Wählen Sie Dienste, die 2FA anbieten – ebenfalls ausschließlich mit der Genehmigung der IT-Verantwortlichen Ihres Unternehmens – um Unbefugten Zugriff auf Ihre Konten zu verhindern.  Geheime Informationen sollten nicht in der Cloud gespeichert werden, denn auch diese Art von Speicherdienst ist nicht perfekt.

Sicher arbeiten und sich dabei wohl fühlen

Zuletzt noch ein kleiner Tipp: Vergessen Sie nicht, sowohl Ihre Geräte als auch Ihre Internetverbindungen vor Cybergefahren zu schützen. Sie können beispielsweise eine Sicherheitslösung wie Kaspersky Security Cloud verwenden, um Ihre Daten sicher zu verwalten. Damit verhindern Sie nicht nur Angriffe auf Ihre Geräte, sondern erstellen gleichzeitig eine sichere Verbindung für optimalen Datenschutz.